Jezelf voorbereiden op Microsoft 365 Copilot doe je zo
Klaar om je werkdag makkelijker en leuker te maken met Microsoft 365 Copilot? Deze AI-tool heeft toegang tot jouw 365-omgeving en geeft pijlsnel de meest accurate antwoorden op al jouw vragen. Zie het als je nieuwe digitale werknemer met alle informatie van je organisatie binnen handbereik. Hoewel Copilot veel mogelijkheden biedt, vraagt het om een goede voorbereiding, vooral op het gebied van gegevensbeveiliging. Met enkele prompts kun je namelijk gevoelige informatie opvragen, wat risico’s met zich meebrengt. Door een slimme strategie uit te stippelen, zorg je ervoor dat bedrijfsgegevens alleen beschikbaar zijn voor de juiste mensen. Ontdek in deze blog hoe je jouw virtuele collega klaarmaakt voor zijn/haar nieuwe rol.
In ‘t kort: wat is Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot is een AI-gestuurde assistent die naadloos integreert met Word, Excel en Outlook. Dankzij de Microsoft Graph heeft Copilot toegang tot alle gegevens binnen jouw organisatie. Het genereert handige informatie, automatische samenvattingen en aanbevelingen. Vraag simpelweg wat je nodig hebt, en Copilot levert. Of het nu gaat om data-analyse, tekstschrijven of het terugvinden van een vermiste e-mail, Copilot automatiseert routinetaken voor snellere en efficiëntere werkprocessen. Klinkt fantastisch, toch?
Wat is het belang van gegevensbeveiliging in Microsoft 365 Copilot?
Zonder een strategie om jouw bedrijfsgegevens te beschermen en te inventariseren, glipt er mogelijk belangrijke data naar buiten. Dat kan heel wat gevolgen hebben. Denk aan financiële schade, reputatieschade, … . Een cocktail voor chaos. Gelukkig kun je dit voorkomen door grip te krijgen op jouw data. Daar lees je zo meteen meer over.
Langs de kant van Microsoft is alles in orde gebracht rond gegevensbescherming. Prompts, antwoorden en gegevens die toegankelijk zijn via Microsoft Graph worden niet gebruikt om de AI-tool te trainen. Daarnaast voldoet ze ook aan GDPR en de European Union (EU) Data Boundary.
Nu is het aan jou om de touwtjes in handen te nemen! 😉
Je voorbereiden op Microsoft 365 Copilot doe je zo:
1. Begin met data-inventarisatie en verhuis je belangrijke gegevens naar Microsoft 365
2. Toegang tot informatie beheren door het labelen van documenten en e-mails
3. Training voor jouw werknemers en AI Charter opstellen op basis van je organisatie
4. De juiste licenties toekennen aan de juiste personen
1. Het inventariseren en centraliseren van jouw data in Microsoft 365
Hier start je avontuur om je voor te bereiden op Microsoft 365 Copilot. Door jouw data op een rijtje te zetten, zie je duidelijk wat je hebt, waar je die kunt vinden, en hoe je ze gebruikt en veilig houdt.
Heb je data die al lang niet meer relevant is? Dan is het nu je kans om jouw omgeving op te schonen. Foutieve of verouderde gegevens gaat je nieuwe digitale werknemer alleen maar in de war brengen.
365 Copilot draait binnen jouw Microsoft-omgeving. Je wil dan ook zeker zijn dat alle nodige informatie zich hier bevindt. Staat er nog belangrijke data op een externe locatie? Op een of andere harde schijf die bedekt is met een stoflaagje of een gewone Cloud tool? Probeer er dan voor te zorgen dat ze in je 365-omgeving terecht komt.
Er zijn 2 opties als jouw gegevens op een externe locatie staan:
- Migreren
Dit wil zeggen dat je alle bestanden van externe locaties gaat verhuizen naar je Microsoft 365 omgeving. Door te migreren, is het de bedoeling dat je na de migratie enkel en alleen gebruikmaakt van je 365-omgeving. Want daar komen vanaf nu jouw nieuwe documenten.
- Synchroniseren met een data connector
Behoud je liever jouw oorspronkelijke tool? Dan is synchroniseren je beste keuze. Met deze methode zorg je ervoor dat de bestanden in beide locaties opgeslagen worden. Zo kan je jouw huidige manier van werken behouden. Want dan hoef je niet volledig over te stappen naar Microsoft 365 om je bestanden te beheren.
Opgelet: Data Connectors kunnen enkel gebruikt worden met een E5-licentie!
2. Toegangsbeheer van jouw data beheren in Microsoft Purview
Microsoft Purview is the place to be. Deze omgeving is als een Zwitsers zakmes voor gegevensbeheer, gegevensbeveiliging en naleving.
Met labeling van documenten bepaal je wie toegang heeft tot welke bestanden. Dat is van uiterst belang als je Microsoft 365 Copilot in je organisatie wil implementeren. Zo zorg je ervoor dat gevoelige informatie enkel beschikbaar is voor de juiste personen. Information Protection is de tool waarmee je de zogenaamde Sensitivity Labels kan instellen. Die vind je terug in de Microsoft Purview Compliance Portal.
Er zijn 4 vooraf ingestelde labelcategorieën:
- Public
- General
- Confidential
- Highly confidential
Om meer controle te krijgen, kan je ook zelf labels aanmaken.
Labeling van je gegevens met Information Protection zorgt ervoor dat je:
- Bepaalt welke gebruikers toegang/rechten hebben om bepaalde informatie te bekijken of te bewerken.
- Volledige Sharepoint Sites kan bestempelen met labels. Dat is handig als je verschillende afdelingen hebt met elk hun eigen omgeving. Als jouw bestanden op die manier al goed gesorteerd zijn, bespaar je een zee van tijd. Bijvoorbeeld: niet iedereen van de IT-afdeling hoeft toegang te hebben tot financiële documentatie.
- Documenten automatisch kan labelen. Dat doe je met de auto-label functie en de zogenaamde “trainable classifiers”. Je kan ze zien als templates die gevoelige inhoud herkennen in jouw documenten. Dat gebeurt met behulp van keywords, data matching en machine learning. Handig, want zo kan je heel wat documenten meteen onder het juiste label plaatsen. Je stelt bijvoorbeeld een regel in dat alle documenten met een bankrekeningnummer horen onder het label ‘Financiën’.
Let wel: deze autolabel-functie is enkel beschikbaar als je een E5-licentie hebt. Je kan dus best even onderzoeken of je dit nodig hebt of niet.
Als extra laagje beveiliging op jouw data kan je ook kiezen om DLP (Data Loss Prevention) policies toe te passen. Daarmee zorg je ervoor dat jouw belangrijke informatie niet zomaar buiten je organisatie gedeeld kan worden. Denk bijvoorbeeld aan het doorsturen van betrouwbare data naar leveranciers die hier geen toegang tot mogen hebben.
Deze functie is beschikbaar in de volgende licenties:
- Enterprise + Office E3
- Enterprise + Office E5
- Business Premium
- A1
- A3
- A5
3. Training voor jouw werknemers en AI Charter op basis van je organisatie
Jouw digitale omgeving is klaar om gebruik te maken van de kracht van Ai. Maar zijn jouw werknemers dat ook? Het is aan te raden om ze hierover in te lichten. Hun manier van werken zal namelijk veranderen. Leer hen bijvoorbeeld goede prompts te maken, iets dat van groot belang is om slim te werken met een tool zoals Microsoft 365 Copilot.
Wij hebben alvast een blog geschreven over hoe je goede prompts kan schrijven.
Een Ai Charter kan je gebruiken om de richtlijnen en naleving rond het gebruik van deze tool af te lijnen. Zo weet iedereen binnen je organisatie wat ze kunnen en mogen doen met een krachtige tool zoals deze.
4. De juiste licenties toekennen aan de juiste personen
De basisvereiste voor organisaties:
Enterprise licenties: Microsoft 365 E3, E5, F1, F3 of Office 365 E1, E3, E5.
Business licenties: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, of Business Premium.
Voor onderwijsinstellingen: Microsoft 365 A3 of A5.
Welke licentie heb je nodig om toegang te krijgen tot Microsoft 365 Copilot?
Bovenop deze basisvereiste heb je de 365 Copilot add-on licentie nodig die $30 per gebruiker per maand kost. Dat wil dus zeggen dat je als organisatie de controle hebt over wie Copilot kan gebruiken. Het is namelijk niet voor iedereen beschikbaar zonder deze licentie.
We zijn erg blij dat deze krachtige assistent ook beschikbaar is voor Business Premium. Zo kunnen kleine- en middelgrote ondernemingen genieten van sterke beveiliging en een stroomversnelling in hun productiviteit.
Wij staan voor je klaar!
Heb je hulp nodig bij de voorbereiding of implementatie van Microsoft 365 Copilot? Maak een afspraak met onze specialisten. Dan helpen we jou graag verder.
Contacteer ons