Privacybeleid voor het gebruik van Microsoft Teams binnen Cats&Dogs

1. Toepassingsgebied

Bij Cats&Dogs hechten we veel waarde aan jouw privacy en transparantie over hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens we verzamelen en verwerken wanneer je deelneemt aan een Microsoft Teams-vergadering die door ons wordt georganiseerd. Ook geven we enkele richtlijnen over het gebruik van Microsoft Teams binnen onze organisatie. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle afdelingen van Cats&Dogs. Deze afdelingen zijn deel van Cats&Dogs, een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Kempische Steenweg 303 bus 4, 3500 Hasselt, en ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0463-565-473.

1.1 Soorten Microsoft Teams-vergaderingen

We maken gebruik van twee soorten Teams-vergaderingen:
  1. Channel-vergaderingen: Deze worden rechtstreeks in een Microsoft Teams-kanaal georganiseerd en zijn toegankelijk voor teamleden. Soms worden ook externe deelnemers toegevoegd.
  2. Non-Channel-vergaderingen: Deze worden via Outlook gepland en bevatten een link naar de Teams-vergadering. Deze zijn meestal gericht op externe genodigden.
Dit beleid is van toepassing op zowel interne als externe deelnemers aan Teams-vergaderingen georganiseerd door Cats&Dogs.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we en waarom?

Toegang tot Teams-vergaderingen Tijdens jouw deelname aan een Teams-vergadering verwerken wij de volgende gegevens:
  1. Naam, e-mailadres, M365-user-ID, telefoonnummer (bij inbellen).
  2. Profielfoto (indien ingesteld).
  3. Chatberichten en gedeelde bestanden binnen de vergadering.


Deze gegevens worden gebruikt voor:
  1. Toegangsbeheer en authenticatie.
  2. Overzicht van deelnemers (aanwezig en afwezig).
  3. Beheer van opnames, transcripties en gedeelde bestanden.
Bewaartermijn: maximaal 5 jaar na de vergadering.
Opname en transcriptie Een opname en transcriptie kunnen worden gestart door interne organisatoren. Externe deelnemers kunnen dit niet doen. Als de opname/transcriptie wordt gestart, verschijnt er een duidelijke melding. Je deelname wordt gezien als akkoord met de opname. We gebruiken deze gegevens voor:
  • Archivering en kennisdeling.
  • Opleidingen binnen Cats&Dogs.
Gebruik van opnames/transcripties voor commerciële of HR-doeleinden is niet toegestaan. Bewaartermijn: maximaal 5 jaar.

Liveondertiteling en transcripties Liveondertitels bieden spraak-naar-tekst voor deelnemers. Ze bevatten de naam en profielfoto van de spreker (indien ingesteld). Deze functie is tijdelijk en wordt verwijderd na de vergadering.

Organisatoren zijn verplicht:
  • Te vermelden dat transcripties mogelijk zijn.
  • Duidelijk toestemming te vragen als gegevens breder gedeeld worden binnen onze organisatie.

3. Jouw rechten en keuzes

  1. Je kunt jouw identiteit verbergen bij gebruik van transcripties of liveondertitels.
  2. Je bent niet verplicht om je camera te gebruiken, ook niet in trainingssessies.
  3. Als je niet akkoord gaat met opnames/transcripties, kun je ervoor kiezen om niet deel te nemen.

4. Hoe beschermen we jouw gegevens?

De persoonsgegevens worden opgeslagen binnen het cloudplatform van Microsoft in de Microsoft 365-omgeving van Cats&Dogs. Microsoft verwerkt jouw gegevens uitsluitend volgens onze instructies en wettelijke verplichtingen. Zie het Privacybeleid van Microsoft voor meer informatie.

5. Vragen of zorgen?

Heb je vragen over dit beleid of wil je meer weten over hoe we jouw gegevens beschermen? Je kan Cats&Dogs contacteren op het volgende adres: Corda Campus – Corda A
Kempische Steenweg 303 bus 4
3500 Hasselt
+32 11 946 320

We waarderen je vertrouwen in onze aanpak van jouw privacy. Samen zorgen we voor een veilige en respectvolle omgeving tijdens onze Teams-vergaderingen